РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК: ПРОБЛЕМЫ ПЕРЕХОДНОГО ПЕРИОДА

Аннотация: В статье анализируются проблемы переходного периода при внедрении электронных трудовых книжек: параллельность учета, технические сбои и отсутствие компенсации за утрату цифровых сведений о стаже. Предлагаются изменения в законодательстве для устранения коллизий.

Ключевые слова: электронные трудовые книжки, бумажные трудовые книжки, Социальный фонд России.

Введение. Актуальность исследования обусловлена тем, что в условиях цифровой трансформации электронные трудовые книжки призваны заменить бумажный аналог, снизив нагрузку на кадровые службы и минимизировав риски утраты сведений о стаже. Однако при переходном периоде, длящимся с 2020 года [7], произошли существенные разрывы между целями законодателя и правоприменительной практикой. Многие работодатели и работники до сих пор не адаптировались к смешанному режиму ведения учета, что порождает неопределённость и судебные споры.

Цель – выявить ключевые проблемы правового регулирования электронных трудовых книжек в переходный период и разработать рекомендации по их разрешению с учетом баланса интересов сторон трудового договора.

Основная часть. Одной из главных проблем переходного периода является параллельное существование бумажной и электронной версий трудовых книжек. Статья 66.1 Трудового кодекса гласит, что источником сведений о трудовой деятельности работника является информация, размещённая в информационной системе Социального фонда России (далее – СФР) [2]. Однако ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ закрепляет за работниками, сделавшими выбор в пользу бумажной версии до конца 2020 года, право на сохранение этого документа [3].

На практике это порождает серьезную коллизию. Работник, выбравший бумажный формат, вправе в любой момент подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (далее – ЭТК), но обратный путь законодательно блокирован. Письмо Минтруда и социальной защиты РФ от 14 декабря 2020 г. № 14-2/ООГ-18054 является прямым тому подтверждением [6]. Но физически бумажный документ остается у работника на руках, и в нем могут содержаться записи, не продублированные в электронном реестре СФР по причине технических сбоев или кадровых ошибок.

Более того, судебная практика создает тенденцию, в которой суды практически всегда не удовлетворяют исковые требования работников в этой сфере. На примере можно рассмотреть решение Зареченского районного суда г. Тулы по делу № 2-658/2023 от 04.10.2023 [8]. Девушка обратилась к Государственному учреждению Тульской области «Тульский областной центр молодежи» с требованиями признать недействительной запись об увольнении по собственному желанию, изменить дату увольнения с 5 октября 2019 года на 16 августа 2021 года, взыскать ущерб за задержку трудовой книжки, а также компенсацию отпуска, проценты и моральный вред. Суд отказал полностью, сославшись на ранее вступившее в силу решению по иному делу, где увольнение было законным и проблемы с дубликатом трудовой книжки на замену даты увольнения. Также судом было выявлено, что работодатель несколько раз уведомлял девушку явиться за правильно оформленным дубликатом, но она уклонялась. Сама же истец не доказала связь между действиями работодателя и невозможностью трудоустроиться: по справкам центра занятости отказы в приёме на работу были связаны с несоответствием квалификации, из ее собственных аудиозаписей следовало, что она вводила работодателей в заблуждение, заявляя об отсутствии трудовой книжки. Поскольку основное требование о взыскании ущерба не подтвердилось, суд отказал и в производных.

Исходя из проведенного анализа решения Зареченского районного суда следует, что судебная система отдает приоритет формальной определенности. Даже если документ или электронная запись содержит дефекты, суд признает его юридическую силу, если он позволяет установить основные сведения о стаже. При расхождении между двумя источниками, суд не будет автоматически признавать приоритет бумажного носителя, а потребует от работника доказательств, что именно электронная ошибка стала единственной и непреодолимой причиной отказа в трудоустройстве. Это создает риск для работников в переходный период: фактически они вынуждены доказывать, что отказ связан именно с электронной записью, что процессуально крайне сложно.

Еще одной проблемой являются ситуации, когда случается технический сбой при передаче данных в СФР. Порядок подачи сведений регулируется Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, которым утверждена единая форма ЕФС-1 [9]. Работодатели обязаны направлять в фонд сведения о приёме, увольнении и переводе работников в строго определённые сроки. Однако малый бизнес и микропредприятия зачастую не имеют штатных программистов или бухгалтерского программного обеспечения, что ведёт к некорректному заполнению формы и сбоям при выгрузке.

Юридические последствия таких ошибок регламентированы КоАП РФ. Статьи 15.33.2 и 15.11 устанавливают ответственность за непредставление сведений в СФР в установленный срок, а также за нарушение правил бухгалтерского учета в виде штрафа на должностных лиц [1].

Постановление Верховного суда РФ от 10.06.2024 № 32-АД24-9-К1 также гласит, что ответственность за сбои в отчетности несет руководитель организации, даже если ошибка была допущена подчиненным бухгалтером [5]. Из этого можно сделать вывод, что руководитель боится административного наказания, но при этом у работника искажается стаж, а механизма материальной компенсации за утрату или повреждение электронной записи закон не предусматривает.

Для бумажной трудовой книжки такая компенсация существует. Работодатель, утративший книжку, обязан выдать дубликат за свой счёт. В цифровой среде работник, чьи сведения о стаже пропали из-за технического сбоя на сервере СФР или ошибки оператора, не может взыскать с организации даже номинальной суммы.

Заключение. Подводя итог, для проблемы, касающейся параллельного ведения электронного и бумажного варианта трудовой книжки, предлагаются следующие рекомендации:

1. Необходимо дополнить статью 66.1 ТК РФ закрепить приоритет данных из реестра СФР при наличии расхождений, но с обязательной процедурой апелляции – работнику должно быть дано право подать заявление о сверке, после которой недостоверные записи в электронной книжке корректируются на основании бумажного оригинала (если он признаётся подлинным). В настоящее время законодательство не содержит специального механизма для работника по оспариванию недостоверных записей в электронной трудовой книжке. Работник вынужден обращаться в суд, что подтверждается проанализированной судебной практикой. Предлагаемый механизм позволит разрешать споры в досудебном порядке.

Формулировка для внесения изменения может быть такой: «При расхождении между сведениями, содержащимися в информационной системе Фонда пенсионного и социального страхования, и записями в трудовой книжке работника, приоритет имеют сведения, содержащиеся в информационной системе Фонда. Работник, не согласный с такими сведениями, вправе подать в территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации заявление о сверке сведений с приложением подлинника трудовой книжки или её надлежаще заверенной копии. По результатам рассмотрения, фонд вносит соответствующие изменения в сведения о трудовой деятельности работника».

2. Необходимо закрепить обязанность работодателя при ведении трудовой книжки на бумажном носителе представлять сведения в СФР только после сверки с записями в бумажной книжке работника. В настоящее время отсутствие такой обязанности порождает риски расхождения данных. Обнаруженные в ходе сверки пробелы подлежат урегулированию в порядке, установленном ст. 66.1 ТК РФ (в редакции, предложенной в пункте 1 настоящих рекомендаций).

Формулировка для внесения изменения: «При ведении работодателем трудовой книжки работника на бумажном носителе сведения о трудовой деятельности подлежат представлению в информационную систему Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации только после их сверки с записями, содержащимися в бумажной трудовой книжке. Выявленные расхождения подлежат урегулированию в порядке, предусмотренном абзацем вторым настоящей статьи».

Что касается проблемы безвозвратно утерянного электронного стажа, предлагается дополнить Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ положением следующего содержания: «В случае утраты сведений о трудовой деятельности работника вследствие технического сбоя или ошибки в информационной системе Фонда, последний обязан восстановить такие сведения на основании обращения работника и документов, представленных работодателем, в течение 15 рабочих дней. При невозможности восстановления ущерб, связанный с подтверждением стажа в судебном порядке, подлежит возмещению Фондом».

На сегодняшний день предлагаемые меры не получили законодательной проработки и не выдвигаются иными авторами, что обуславливает их представление в рамках настоящего исследования.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Федеральный закон "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 20.12.2001 № 195 // Российская газета. - 2001 г. - № 256. - с изм. и допол. в ред. от 09.04.2026.
2. Федеральный закон "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 21.12.2001 № 197 // Российская газета. - 2001 г. - № 256. - с изм. и допол. в ред. от 06.02.2026.
3. Федеральный закон "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" от 03.12.2019 № 439 // Российская газета. - 2019 г. - № 286. - с изм. и допол. в ред. от 24.02.2021.
4. Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования" от 08.12.1995 № 27 // Российская газета. - 1996 г. - № 68. - с изм. и допол. в ред. от 25.12.2023.
5. Постановление Верховного Суда РФ от 10.06.2024 N 32-АД24-9-К1 (УИД 64MS0117-01-2023-002977-43) // legalacts.ru URL: https://legalacts.ru/sud/postanovlenie-verkhovnogo-suda-rf-ot-10062024-n-32-ad24-9-k1-uid-64ms0117-01-2023-002977-43/ (дата обращения: 15.04.2026).
6. Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 декабря 2020 г. № 14-2/ООГ-18054 О возобновлении ведения трудовой книжки после подачи работником заявления о выборе предоставления ему сведений о трудовой деятельности и внесения соответствующей записи в трудовую книжку // www.garant.ru URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/74954622/ (дата обращения: 15.04.2026).
7. Переход на электронные трудовые книжки // www.klerk.ru URL: https://www.klerk.ru/user/599302/684970/ (дата обращения: 15.04.2026).
8. Решение по делу № 2-658/2023 от 04.10.2023 - о признании ранее внесенной записи об увольнении в трудовую книжку недействительной, внесении в трудовую книжку новой записи об увольнении, взыскании денежных средств, компенсации морального вреда. Зареченский районный суд г. Тулы (Тульская область) // www.zakonrf.info URL: https://www.zakonrf.info/gorsud/doc-5e891745-1a78-5d28-9ee1-3a12f2235ba4/ (дата обращения: 15.04.2026).
9. Фонд пенсионного и социального страхования российской федерации приказ от 17 ноября 2025 г. N 1462 об утверждении единой формы "сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ефс-1)" и порядка ее заполнения // normativ.kontur.ru URL: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=503871 (дата обращения: 15.04.2026).