Трудовая книжка - основной официальный персональный документ, фиксирующий стаж работы, историю трудоустройства (прием, переводы, увольнения) и награждения сотрудника. Дефиниция трудовой книжки закреплена в статье 66 Трудового Кодекса РФ и звучит следующим образом «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». В индустриальном мире все более актуальным становится цифровизациязаконодательства. Отрасль трудового права не стала исключением. Одной из последних и главных проблем является ведение трудовой книжки. История развития трудовой книжки началось в двадцатом веке в эпоху Советского Союза. В 1918 году декретом «О трудовых книжках для нетрудящихся» ввели самые первые книжки . Их тогда выдавали не работающим субъектам, а наоборот, лицам не трудящимся. Эти книжки были заменой царских паспортов, с помощь них могли установить личность , а также понять отношения между субъектом и государством. На первой странице был лозунг: «Не трудящийся да не ест». Постановлением Совнаркома СССР от 20.12.1938 введена единая трудовая книжка. В ней обязательно должна была зафиксирована причина увольнения с прошлой работы. Был главный принцип «одна трудовая книжка , одно официальное место работы». Это было сделано с целью борьбы с частыми прогулами и активной смены работы. В послевоенный период система ведения трудовых книжек укрепилась, теперь она являлась не показателем безработного человека, а основным документом для расчета пенсий и социального страхования. В настоящее время трудовая книжка является документом, который фиксирует стаж работы. В разный период развития России был свой подход к введению трудовых книжек. Начиная с 1938 года все трудовые книжки велись на бумажном носителе. Однако «цифровая революция» не упустила возможность внести новеллы в трудовое законодательство. С 1 января 2020 года в России ввели обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде («электронная трудовая книжка
На сегодняшний день в России действует два формата трудовой книжки: электронный и бумажный. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Современный цифровой аналог содержит полную информацию о трудовой деятельности сотрудника и хранится в Социальном фонде России. Получается, что у людей, которые оформили книжку до 2020 года остался бумажный ее вариант, у других электронный, а у некоторых может быть и двойной формат ведения трудовой книжки Это является основной проблемой её ведения.
Можно выделить несколько трудностей в введение трудовой книжки в настоящее время:
1) неопределенность законодательства
2) практическая реализация
Переход на электронную трудовую книжку в России был предусмотрен с 1 января 2020 года и был добровольным, однако, законодатель уточняет , что для лиц, которые устроились на работу с 2021 года веден электронной трудовой книжки является обязательным. Это закреплено в Федеральном законе от 16 декабря 2019 года №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Этот закон внёс изменения в Трудовой кодекс РФ, в частности, дополнил его статьёй 66.1, которая закрепила возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде. Законодательство регламентирует переход на цифровой формат учёта трудовой деятельности, при этом бумажная трудовая книжка сохраняет свою юридическую силу. В 2025 году работодателей на законодательном уровне обязали вести электронную трудовую книжку для всех своих работников, независимо от желания сотрудников.Таким образом, законодатель обязал вести работодателю всем своим работником трудовую книжку помимо их воли, однако бумажный формат трудовой книжки также сохраняет свою юридическую силу , но в определенных случаях: если работник ранее не подавал заявление о переходе на трудовую книжку в электронном формате и если в бумажной трудовой книжке нет закрывающей записи о переходе на электронную. В настоящее время лицо не сможет оформить бумажную трудовую книжку , только электронную.
Несмотря на то, что электронная трудовая книжка в России появилась сравнительно недавно, уже сейчас можно отметить ее положительные и отрицательные стороны. Ее преимуществом, во-первых, является то, что у сотрудников появляется возможность посмотреть свою трудовую книжку в режиме онлайн. Такая форма трудовой книжки предоставляет работникам оперативный доступ к информации о трудовом стаже. Это обеспечивает прозрачность данных, гарантирует их сохранность благодаря хранению на серверах Социального фонда России и исключает необходимость получения бумажных выписок для предоставления в банк или государственные учреждения. Кроме того, ЭТК позволяет работникам самостоятельно проверять корректность записей и упрощает процесс удаленного трудоустройства. Вторым ее преимуществом является уменьшение затрат для работодателей в части хранения трудовых книжек. Оптимизация расходов достигается за счет сокращения затрат на закупку бланков, обустройство специализированных мест хранения (сейфов, архивов), а также уменьшения нагрузки на кадровый персонал, отвечающий за ведение учета. Еще один плюс ЭТК – это уменьшение количества формальностей при оформлении пенсии. Теперь любой сможет дистанционно подтвердить свои данные через личный кабинет на «Госуслугах» или сайте СФР, исключая необходимость сбора бумажных справок и ускоряя процесс назначения выплат. Создание единого информационного пространства для эффективного взаимодействия с государственными структурами РФ – еще один, не менее значимый, плюс электронной трудовой книжки, ведь именно благодаря этому данные в базе не просто хранятся, а взаимодействуют друг с другом, обеспечивая взаимосвязь и обмен информацией. Безусловно, вместе спреимуществами, следует учитывать и имеющиеся недостатки. Первым и, пожалуй, наиболее важнымминусом электронной трудовой книжки является опасность утечки информации, связанная с хакерскими атаками или техническими проблемами. Сбои в работе программного обеспечения или выход из строя серверногооборудования могут повлечь за собой потерю или некорректное отображение данных о трудовом стаже. А в случае неэффективности процедур резервного копирования, гражданам будет чрезвычайно затруднительно подтвердить свой профессиональный опыт и уровень заработной платы, необходимые для расчета пенсионных выплат. Также, в отличии от бумажной версии трудовой книжки, незаконный доступ к единой базе данных предоставляет киберпреступникамвозможность извлечь сведения о большом количестве граждан. Еще следует упомянуть, что данная форма трудовой книжки может быть ограничена в плане доступа к сети Интернет, что проявляется в нестабильном соединении или полном неумении пользователя взаимодействовать с глобальной сетью. В отличие от бумажного документа, который легко предоставить по запросу, электронная трудовая книжка требует стабильного интернет-соединения. При возникновении проблем с сетью у работодателя, например, при слабом сигнале или отключении электроэнергии, оперативный доступ к актуальной информации будет затруднен. Недостаток цифровой грамотности создает серьезные препятствия для граждан в плане контроля за своим работодателем. Без возможности самостоятельно проверить актуальность записей о трудоустройстве или его прекращении, люди оказываются зависимы от посредников. Рассмотрев плюсы и минусы электронной формы трудовой книжки, можно сделать вывод, что ее внедрение обеспечивает современный уровень защиты данных, высокую степень надежности и максимальное удобство в управлении информацией о трудовом стаже.
Список использованных источников
- "Трудовой кодекс Российской Федерации " от 30.12.2001 № 197 // Российская газета. - 2001 г. - № 256. - в ред. от 29.12.2025, с изм. 06.02.2026.
- "Постановление СНК СССР " от 20.12.1938 № 1320 // СП СССР. - 1938 г. - № 58. - Ст. 329 ( Утратил силу)
- Советская трудова книжка в эпоху военного коммунизма: юридический аспект // Киберленинка URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sovetskaya-trudovaya-knizhka-v-epohu-voennogo-kommunizma-yuridicheskiy-aspekt?ysclid=mob1ejs24x925966862 (дата обращения: 02.04.2026).
- Некоторые проблемы введения электронной трудовой книжки // Киберленинка URL: https://cyberleninka.ru/article/n/nekotorye-problemy-vvedeniya-elektronnoy-trudovoy-knizhki?ysclid=mob1gl3t89331299682 (дата обращения: 02.04.2026).