На современном этапе одной из главных доминант развития общества является цифровизация. Данный процесс затрагивает в том числе и сферу трудовых правоотношений и предполагает введение в делопроизводство целого ряда электронных документов, в том числе и электронную трудовую книжку. Анализ перспектив развития правового регулирования общественных отношений в данной сфере вызвал у юристов, экспертов неоднозначное мнение относительно перспектив внедрения электронных трудовых книжек, достоинств и недостатков нового формата документа, поскольку речь идет о сохранности и доступе к данным, которые непосредственно касаются трудового стажа работника. Вышеобозначенная проблема предопределила актуальность темы и обозначила цель статьи: рассмотрение института электронных трудовых книжек в делопроизводстве.
Электронная трудовая книжка играет роль основного документа, подтверждающего сведения о трудовом стаже работника. Переход на новый формат осуществляется с 1 января 2020 года путем добровольного согласия работника, выраженного подачей заявления. Несмотря на осуществляемый процесс перехода к новому электронному документу, сам Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит такого понятия, как электронная трудовая книжка. Если обратиться к нормам статьи 66.1 ТК Российской Федерации, то в ней идёт речь лишь о сведениях, которые ведутся в электронном виде о трудовой деятельности и трудовом стаже работника [1].
В том случае, если работник выбирает электронный формат трудовой книжки, он уже не может после официальной подачи заявления о таком переходе вернуться к бумажной трудовой книжки, о чём указано в письме Министерства труда России от 14.12 2020 номер 14-2/ООГ-18054 [3]. Среди основных достоинств электронной трудовой книжки специалисты подчеркивают невозможность её подделки и утери, быстрый доступ к информации на сайте пенсионного фонда России, а также на Едином портале услуг [9].
Электронный формат предполагает быструю выгрузку из базы пенсионного фонда всех сведений о трудовом стаже работника. Это позволяет оформлять пенсии дистанционно, без каких-либо иных документов, только по данным лицевого счёта. Кроме того, электронные сведения, содержащиеся на портале пенсионного фонда, в результате межведомственного взаимодействия становятся доступны для государственных органов, которые отвечают за назначение различного рода социальных выплат, пособий. Минимизация ошибок является безусловным плюсом электронных трудовых книжек, поскольку работодатель заполняет отчет СЗВ-ТД, который является унифицированным, что выгодно отличает его от бумажного варианта трудовой книжки, в которой неопытный сотрудник кадрового отдела или руководитель порой допускали ошибки при оформлении сведений. Аналитики отмечают, что возможность перехода к электронным трудовым книжкам даёт большие плюсы работодателю в плане экономии на трудоустройстве новых сотрудников [5, с. 8]. Дело в том, что для оформления новых сотрудников можно унифицировать сам процесс найма, особенно если у компании есть региональные представители.
Несмотря на большие плюсы от введения электронных трудовых книжек, исследователи, учёные, юристы, занимающиеся вопросами трудового права, отмечают, что еще не проработан детально регламент действий на случай запросов о выдаче справок со стороны работника организации. Кроме того, цифровые базы данных также не защищены надежно от взломов и вирусных атак. Утечка персональных данных происходит регулярно, в том числе и с серверов Пенсионного фонда Российской Федерации, несмотря на современные средства криптозащиты и защищенные каналы связи. Последняя крупная утечка информации произошла в 2017 году из управление пенсионного фонда по Москве и Московской области - были раскрыты персональные данные более 17000 человек [8].
Самым большим минусом электронных трудовых книжек специалисты отмечают отсутствие информации о трудовом стаже, который был наработан сотрудникам до 2020 года [6, с. 8]. Работодателем оформляется вся информация о трудовом стаже сотрудника по форме СЗВ-СТАЖ с последующей передачей в Пенсионный фонд России, но электронная трудовая книжка включает только сведения, начиная с 1 января 2020 года. То есть, работник должен хранить бумажный вариант трудовой книжки для последующего оформления пенсии и подтверждения своего трудового стажа до 2020 года. Это основной недостаток электронных трудовых книжек. В перспективе необходимо проработать это упущение и в электронную базу данных вносить полные сведения обо всем трудовом стаже работника.
Данные опросов свидетельствуют, что среди компаний малого и среднего бизнеса только около 12% готовы переходить на электронный формат трудовой книжки, поскольку всё ещё великие опасения потери данных [5, с. 9]. Среди бюджетных организаций многие руководители не ставят своих сотрудников перед выбором формата трудовой книжки, переводят всех на электронный вариант, порой отказываясь принимать заявления о ведении бумажной или двух видов трудовых книжек одновременно. В этом случае фактором манипулирования является отказ в выплате стимулирующих выплат, начисляемых сотрудникам бюджетной сферы за дополнительный объем работы и интенсивность труда. Такие начисления часто зависят от усмотрения руководителя. Из боязни потерять дополнительные бонусы к зарплате сотрудники соглашаются на переход к электронному формату трудовой книжки.
На форумах, посвящённых трудовым взаимоотношениям, достаточно часто таких свидетельств, которые достаточно трудно доказать в судебном порядке [7].
Электронный учет трудового стажа позволит существенно упростить переход с одного места работы на другой, позволит свести к минимуму судебные споры по вопросам ведения, своевременной выдачи трудовых книжек. Этот вопрос достаточно актуален, поскольку в судах очень часто рассматриваются споры, в которых истцы требуют взыскать компенсацию с работодателей за несвоевременную выдачу трудовой книжки, а также компенсацию морального вреда, различных материальных затрат. Например, за 2017 - 2020 годы в судах рассматривались дела о возложении на работодателя обязанности внести изменения в трудовую книжку, о признании недействительной записи об увольнении в трудовой книжке, об изменении формулировки основания и даты увольнения, о выдаче дубликата трудовой книжки без записи об увольнении по оспариваемому основанию [4].
Таким образом, в перспективе большинство информации будет представляться в цифровом виде, поэтому электронные трудовые книжки являются важным шагом на пути к совершенствованию современных трудовых отношений. В этой области происходят динамичные, кардинальные изменения, в связи с чем переход к цифровым стандартам неизбежен. Электронный аналог трудовой книжки позволит ПФР наиболее эффективно взаимодействовать с государственными службами, даст возможность упростить ведение кадрового делопроизводства, оперативно искать и предоставлять необходимую информацию, сокращать сроки предоставления информации, повышать защиту данных от потери и несанкционированного доступа. Кроме того, это будет гарантией защиты от недобросовестных работодателей, которые в настоящее время задерживают выдачу трудовых книжек.
Список использованной литературы:
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 29.12.2020.
- Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» // Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 16.12.2019.
- Письмо Министерства труда России от 14.12 2020 № 14-2/ООГ-18054.
- Обзор практики рассмотрения судами дел по спорам, связанным с прекращением трудового договора по инициативе работодателя. Утвержден Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 09.12.2020 // СПС «КонсультантПлюс».
- Кораблина О.В. Актуальные вопросы введения электронных трудовых книжек // Российская юстиция. 2020. № 8. С. 6 - 8.
- Митрахович А. Электронные трудовые книжки и ПФР - анализ первых споров по ситуации // Трудовое право. 2020. № 12. С. 5 - 11.
- На работе заставляют перейти на электронную трудовую книжку. Юридическая социальная сеть. - URL: https://www.9111.ru/questions/17743931.
- Пенсионный фонд проводит проверку в связи с возможной утечкой данных более 17 тыс. человек. – URL: https://www.audit-it.ru/news/personnel/915187.html
- Электронная трудовая книжка. Преимущества ЭТК. – URL: https://pfr.gov.ru/grazhdanam/etk